«Отчеты по расписанию» — функция раздела «Отчетность» WALIOT.Навигатора: система сама строит выбранный отчет с заданной периодичностью и присылает его на электронную почту файлом Excel. Логист настраивает расписание один раз, и ежедневная, еженедельная или ежемесячная отчетность приходит на почту сама.
¶ Назначение
Список «Запланированные отчеты» показывает расписания организации: здесь их создают, меняют и удаляют. Экран открывается кнопкой с иконкой календаря и часов в шапке раздела «Отчетность» (подсказка — «Отчеты по расписанию»). Здесь хранится список запланированных отчетов: для каждого видны тип отчета, периодичность, время получения, интервал, количество объектов и геозон и почтовые ящики получателей; расписание можно отредактировать или удалить. Пока расписаний нет, экран предлагает: «Создайте отчет и запланируйте его доставку, выбрав период, время и почтовые ящики для получения».
¶ Запланировать или сформировать
«Запланировать» и «Сформировать» решают разные задачи. «Запланировать» настраивает регулярную рассылку: система сама строит стандартный отчет за прошедший период и присылает его файлом Excel на email. «Сформировать» строит отчет сразу, за выбранный вами период, и показывает его на экране для просмотра, печати и выгрузки. Подробнее о результате построения — в разделе «Результат, выгрузка и печать» страницы «Отчетность».
| Что сравниваем | «Сформировать» | «Запланировать» |
|---|---|---|
| Когда строится отчет | сразу, по кнопке | автоматически, по расписанию |
| За какой период | за любой выбранный период | за прошедшие сутки, неделю или месяц |
| Где результат | на экране; выгрузка и печать | письмо на email с файлами Excel |
| Какие отчеты | стандартные и произвольные | только стандартные |
¶ Как запланировать отчет
- Откройте раздел «Отчетность» и нажмите кнопку «Отчеты по расписанию», затем «Создать» — откроется форма «Запланировать отчет».
- Слева выберите стандартный отчет — список тот же, что при ручном построении, включая фильтр «Только избранные».
- Укажите «Периодичность»: «Ежедневно», «Еженедельно» или «Ежемесячно» (см. таблицу ниже).
- При необходимости сузьте «Интервал от» / «Интервал до» — время суток, за которое строится отчет (по умолчанию 00:00:00–23:59:59, то есть сутки целиком). Как интервал применяется в разных режимах — в разделе «Интервал от/до и время по дням недели».
- Заполните «Почтовые ящики» — хотя бы один адрес электронной почты; кнопка «Добавить почтовый ящик» добавляет дополнительных получателей.
- Задайте «Время получения отчета» — раньше этого времени письмо не отправится.
- Ниже настройте параметры отчета — те же, что при ручном построении: тумблер «Время по дням недели» (оставить в отчете только выбранные дни, например будни) и параметры конкретного отчета (группировка, формат наименования объектов, форматирование даты и времени и другие).
- Отметьте объекты в дереве объектов; для отчетов с геозонами дополнительно отметьте геозоны.
- Нажмите «Сохранить» — кнопка становится активной, когда форма заполнена корректно. Расписание отобразится в списке «Запланированные отчеты».
¶ Периодичность
| Периодичность | За какой период строится отчет | Когда приходит |
|---|---|---|
| «Ежедневно» | За вчерашний день | Каждый день |
| «Еженедельно» | За прошлую неделю (понедельник — воскресенье) | Каждый понедельник |
| «Ежемесячно» | За прошлый календарный месяц | Первого числа каждого месяца |
День доставки еженедельных и ежемесячных отчетов фиксирован (понедельник и первое число) и не настраивается. Письмо отправляется после наступления указанного «Времени получения отчета» по времени часового пояса, в котором создавалось расписание, — фактическая доставка может отставать от него на несколько минут.
¶ Интервал от/до и время по дням недели
Поля «Интервал от» и «Интервал до» задают время суток, и работают они в одном из двух режимов.
| Режим | Когда действует | Как строится отчет | Пример |
|---|---|---|---|
| Окно времени внутри каждого дня | периодичность «Ежедневно» или включенный тумблер «Время по дням недели» | из каждого дня периода берется время от «Интервал от» до «Интервал до»; с тумблером — только выбранные дни недели | пн–пт, 08:00–20:00: в отчет попадает рабочее время будних дней, с 08:00 до 20:00 |
| Один непрерывный интервал | периодичность «Еженедельно» или «Ежемесячно» при выключенном тумблере «Время по дням недели» | отчет строится одним интервалом от «Интервал от» первого дня периода до «Интервал до» последнего дня | непрерывно с понедельника 08:00 до воскресенья 20:00 прошлой недели |
Тумблер «Время по дням недели» сужает данные внутри периода, но не меняет дни отправки: письма приходят по периодичности расписания.
¶ Особенности и ограничения
¶ Что и как отправляется
- по расписанию отправляются стандартные отчеты; произвольные отчеты строят вручную;
- единственный канал доставки — электронная почта; отчет приходит вложением в формате Excel (XLSX);
- если отчет строится по нескольким объектам, вложений в письме может быть несколько; при большом объеме рассылка автоматически разбивается на несколько писем. В имени файла отчета по одному объекту указан регистрационный номер объекта, а файлы многообъектных отчетов получают порядковый номер;
- часовой пояс расписания определяется по часовому поясу браузера в момент создания;
- в письмо входят файлы по объектам, для которых отчет построен; объекты без подходящего для отчета оборудования пропускаются;
- отчеты по заблокированной организации не строятся и не отправляются.
¶ Права и доступ к объектам
Смотреть расписания можно с правом «Базовая функциональность»; создавать, менять и удалять — с правом «Расширенная базовая функциональность с возможностью редактирования», которое допустимо для ролей «Расширенный пользователь», «Администратор» и «Расширенный администратор». Пользователи с ролями ниже «Администратор» работают с расписаниями только своей организации (см. Область данных по роли).
Объекты своего дерева организаций включаются в расписание без дополнительных разрешений. Для объекта, открытого организации по ссылке доступа, должно быть разрешение связи «Доступ для отчетов по расписанию»: при сохранении расписания платформа проверяет его у всех выбранных таких объектов (см. «Ссылки и дубликаты»). Таблица прав по уведомлениям, отчетам и расписаниям — в разделе «Права и доступ» страницы «Уведомления».
¶ Если письмо не пришло
Если письмо с отчетом по расписанию не пришло, проверьте по порядку:
- Расписание есть в списке «Запланированные отчеты» и в нем указан хотя бы один адрес в поле «Почтовые ящики».
- Время получения уже наступило: письмо приходит не раньше «Времени получения отчета», с небольшой задержкой.
- Организация не заблокирована.
- У объектов расписания есть трекер.
- Выбранный отчет строится вручную с теми же объектами и параметрами: расписание отправляет только такие отчеты.
- Письмо не попало в папку «Спам» почтового ящика получателя.
Рассылка отчетов по расписанию — отдельная функция: она работает независимо от действий уведомлений и их каналов. Если проверка не помогла, обратитесь в техническую поддержку.
¶ Связанные возможности
Настройка отчетов по расписанию доступна не всем ролям; состав отчетов и параметров зависит от прав и установленного оборудования.